Vier Millionen Seiten städtischer Unterlagen müssen erfasst werden
Akten wandern in die Datenbank

Dülmen. Mehr als 100 Jahre Baugeschichte erstrecken sich hinter der Kellertür. Der muffige Geruch von altem Papier liegt in der Luft. Akten reihen sich in den Regalen auf. Straßennamen und Aktenzeichen ragen aus den Mappen heraus. In den Kellerräumen am Westring lagern die Bauakten der Stadt: 57.000 Stück, vier Millionen Papierseiten, 1050 laufende Meter - so die Schätzungen.

Dienstag, 29.01.2019, 17:38 Uhr
Vier Millionen Seiten städtischer Unterlagen müssen erfasst werden: Akten wandern in die Datenbank
57.000 Bauakten lagern noch im Archiv. Carolin Sowade betreut für die Stadt den Digitalisierungsprozess. Foto: Stadt Dülmen/André Siemes

Doch die Regale werden sich bald Schritt für Schritt leeren. 2018 hat die Stadt mit der Digitalisierung der Bauakten begonnen: Aus Papier werden Dateien, die nicht mehr in Regalen, sondern auf Festplatten und Servern liegen. „Dies bringt mehrere Vorteile mit sich: Akten können schneller gefunden und aufgerufen werden, und Bürger über einen passwortgeschützten Zugang ihre Akten von zu Hause aus einsehen“, erklärt Carolin Sowade, die den Digitalisierungsprozess der Stadtverwaltung betreut.

Bis alle Akten eingescannt und aufbereitet sind, wird noch Zeit vergehen: 10.000 Akten können pro Jahr digitalisiert werden, der Prozess soll 2024 abgeschlossen sein. Hierfür rücken einmal pro Quartal Gerd Schwekendiek und Hardy Jacobsen an: Die Archivierungs-Experten des Kieler Unternehmens „Repro Nord“ holen bis zu 2500 Akten ab, die per QR-Code identifiziert und zugeordnet werden. Der eigentliche Digitalisierungsvorgang findet dann in Kiel statt - per Handarbeit. 50 bis 100 Akten pro Tag bearbeitet das Unternehmen - die Zahl ist vom Umfang des Dokuments und der Papierqualität abhängig.

Nachdem die digitalen Ebenbilder erstellt worden sind, werden die Papierakten vernichtet - zumindest zu einem großen Teil. Historische „Schätzchen“, zum Beispiel aus der Zeit des Wiederaufbaus oder von denkmalgeschützten Gebäuden, landen im Dülmener Stadtarchiv. „Die ältesten Vorgänge stammen aus den 1880er-Jahren. Grundsätzlich sind wir durch die Aufbewahrungspflicht gesetzlich verpflichtet, Akten so lange zu archivieren, bis das zugehörige Gebäude abgerissen worden ist“, erklärt Petra Völker von der Bauaufsicht.

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